بیا صادق باشیم؛ چند بار شده که تو جلسه نشستی، یه گوشی جلوت گذاشتی، دکمهٔ ضبط رو زدی و با خیال راحت گفتی «دیگه کار تمومه!»؟ راستش خیلی از ماها همینطوریم. میآییم تو جلسه، هیچی دستمون نیست، نه خودکار، نه دفترچه، نه حتی یه کاغذ باطله. بعدش که مدیر یا مشتری با تعجب نگاهمان میکند، با خونسردی تمام میگوییم: «ضبط دارم، نگران نباش!» اما قضیه به این سادگیها نیست. چون مشتری که نمیداند داری ضبط میکنی، فقط میبیند که داری به گوشی خیره میشوی و هیچ چیزی نمینویسی. همین یک رفتار ساده، میتواند حس بیاحترامی یا بیتوجهی را منتقل کند، حتی اگر بهترین نرمافزار تبدیل صدا به متن دنیا را هم داشته باشی. پس بیا برویم سراغ ده تا درس طلایی که هم تکنولوژی را داشته باشی، هم مشتری از دستت ناراحت نشود، هم کارت حرفهای بهنظر برسد:۱. قبل از جلسه یک جمله اضافه کن که «با اجازه شما ضبط میکنیم» تا وسط جلسه غافلگیرشان نکنی.
۲. گوشی موبایل رو برای ضبط رها کن؛ یه میکروفون یا ضبطکنندهٔ کوچک بگیر که نه زنگ میخورد و نه ناگهان خاموش میشود.
۳. فایل صوتی رو توی فضای ابری شخصی نگذار؛ از حافظهٔ داخلی لپتاپ یا فضای ابری شرکتی استفاده کن که امنتر است.
۴. به جای گفتن تهیه صورتجلسه تا «۵ دقیقه دیگه»، بگو «تا آخر امروز» یا «حداکثر فردا» تا هم کیفیت کار بهتر شود و هم استرس نداشته باشی.
۵. صورتجلسه را سه تکه کن: یک پاراگراف خلاصه برای ایمیل، لیست کارهایی که هرکس باید انجام دهد، و متن کامل گفتوگو برای مواقعی که کسی درخواست بررسی مجدد دارد.
۶. وسط حرفهای مشتری، چند کلمه کلیدی را با خودکار روی کاغذ یادداشت کن تا مشتری حس کند داری گوش میدهی و بقیه را نرمافزار انجام میدهد.
۷. یک نفر را بهعنوان «یادداشتبردار پشتیبان» بگذار تا اگر ضبط خراب شد، با قلم تصمیمات کلیدی را بنویسد و عکس بگیرد.
۸. فایل صوتی خام را حداکثر یک هفته بعد از ارسال صورتجلسه پاک کن تا درگیر انبوه فایلهای بیاستفاده نشوی.
۹. آخر صورتجلسه یک جمله اضافه کن: «اگر اشتباهی یا جاخالی هست، لطفاً بگویید» تا نشان دهی به دقت اهمیت میدهی.
۱۰. سالی یک بار با اعضای تیم این نکات را مرور کن.
#مدیریت_برای_همه #یادداشت_برداری #نسل_زد #آداب_جلسه #ضبط_جلسه #حرفه_ای_باشیم #تکنولوژی_و_احترام
https://ble.ir/businesstv
۲. گوشی موبایل رو برای ضبط رها کن؛ یه میکروفون یا ضبطکنندهٔ کوچک بگیر که نه زنگ میخورد و نه ناگهان خاموش میشود.
۳. فایل صوتی رو توی فضای ابری شخصی نگذار؛ از حافظهٔ داخلی لپتاپ یا فضای ابری شرکتی استفاده کن که امنتر است.
۴. به جای گفتن تهیه صورتجلسه تا «۵ دقیقه دیگه»، بگو «تا آخر امروز» یا «حداکثر فردا» تا هم کیفیت کار بهتر شود و هم استرس نداشته باشی.
۵. صورتجلسه را سه تکه کن: یک پاراگراف خلاصه برای ایمیل، لیست کارهایی که هرکس باید انجام دهد، و متن کامل گفتوگو برای مواقعی که کسی درخواست بررسی مجدد دارد.
۶. وسط حرفهای مشتری، چند کلمه کلیدی را با خودکار روی کاغذ یادداشت کن تا مشتری حس کند داری گوش میدهی و بقیه را نرمافزار انجام میدهد.
۷. یک نفر را بهعنوان «یادداشتبردار پشتیبان» بگذار تا اگر ضبط خراب شد، با قلم تصمیمات کلیدی را بنویسد و عکس بگیرد.
۸. فایل صوتی خام را حداکثر یک هفته بعد از ارسال صورتجلسه پاک کن تا درگیر انبوه فایلهای بیاستفاده نشوی.
۹. آخر صورتجلسه یک جمله اضافه کن: «اگر اشتباهی یا جاخالی هست، لطفاً بگویید» تا نشان دهی به دقت اهمیت میدهی.
۱۰. سالی یک بار با اعضای تیم این نکات را مرور کن.
#مدیریت_برای_همه #یادداشت_برداری #نسل_زد #آداب_جلسه #ضبط_جلسه #حرفه_ای_باشیم #تکنولوژی_و_احترام
https://ble.ir/businesstv
مطالب مرتبط
مدیریت رویدادهای شبکه سازی
مناظره پورتر و مینتزبرگ
سلامتی مدیران: سوخت موفقیت تیم ها